Перший дзвінок

Телефонні переговори – невід'ємна частина пошуку роботи. Саме по телефону найчастіше відбувається перший контакт із потенційним роботодавцем. Він може сам зателефонувати вам – у тому випадку, якщо його зацікавило ваше резюме (яке ви вислали, виконуючи вказану в оголошенні умову, або яка потрапила до нього через кадрове агентство чи іншого посередника). Але часто виникають ситуації, коли краще зробити перший дзвінок.

 

В якому разі варто дзвонити?

Якщо оголошення зацікавило зазначеною вакансією, але не дало достатньо інформації (вимоги до кандидата, умови роботи, назва організації та сфера її діяльності тощо).

Якщо ви порівняно пізно дізналися про вакансію – наприклад, тижнів через 3 після її оголошення про неї. У цьому випадку ви зможете з'ясувати, чи ще відкрита вакансія. Якщо вже закрита – то принаймні дізнаєтеся більше ще про одного потенційного роботодавця. А через якийсь час зможете зателефонувати знову і вже на правах знайомого поцікавитися, чи не відкрилася відповідна вакансія.

Якщо ви відправили резюме, а у відповідь – тиша. Ви маєте «залізний» привід для дзвінка – дізнатися, чи отримали ваше резюме («Чи знаєте, іноді бувають проблеми з електронною поштою… Тому хочу переконатися, що ви отримали моє послання»).

Є й інші ситуації, у яких краще дзвонити першим. Щоб ваш дзвінок був якомога результативнішим, врахуйте наступні рекомендації.

 

Підготуйтеся. Тримайте під рукою: екземпляр вашого резюме (або листа, який ви надіслали роботодавцю); шпаргалку з відповідями на можливі запитання; список питань, на які вам потрібно отримати відповіді; папір для нотаток і те, чим робитимете записи. Можна робити записи одразу до бланку роботи з оголошеннями, але зручніше – на окремому аркуші, а одразу після розмови суть інформації перенести до бланку.

Виберіть правильний час. Краще не дзвонити: у понеділок у першій половині дня, у п'ятницю в другій половині дня, у години передбачуваної обідньої перерви (загалом – з 12 до 14 години), менш ніж за годину до передбачуваного офіційного закінчення робочого дня (врахуйте, ще є організації , що працюють до 17:00!). З іншого боку, у випадку, якщо ви хочете обійти секретаря або іншого рядового співробітника організації та «потрапити» на менеджера вищого рівня (наприклад, на майбутнього безпосереднього керівника), можете «схитрувати» і зателефонувати незабаром після закінчення офіційного робочого дня. Секретар уже, напевно, пішов і дзвінок прийме той, до кого ви прориваєтеся. Але будьте готові до того, що в цей час в організації залишилися тільки охоронці. Взагалі, хитрість з пізнім дзвінком краще спрацьовує не за першого дзвінка, а за наступних контактів – коли ви вже встановили, який номер телефону в підрозділі, в якому є вакансія, і хто ваш потенційний керівник.

Не перетримуйте трубку. Вважайте гудки – чекайте відповіді протягом 5-6 гудків, потім припиняйте виклик. Передзвоніть хвилин через 10-15. Якщо вам не відповідають досить швидко - значить, або нема кому зняти трубку, або той, хто повинен її зняти, зайнятий (і, звичайно ж, невідкладною справою). Надто довгим викликом, як і надто швидким повторним дзвінком, ви можете дратувати потенційного співрозмовника.

Заздалегідь підготуйте текст початку розмови. В ідеалі постарайтеся вкластися за 30 секунд (максимум – 60 секунд). Привітайте, представтеся, лаконічно поясніть, чому ви телефонуєте.

Вважається, що вітання «доброго дня» (ранку, вечора) несе більший позитивний емоційний заряд, ніж просто «добрий день». Але що, якщо у вашого співрозмовника день видався зовсім не добрий? Тому, щоб уникнути негативне сприйняття вашого дзвінка, краще якнайщиріше скажіть на самому початку: «Здрастуйте!».

Будьте готові до ввімкнення автовідповідача. Тоді після того, як назвете себе, назвіть свій номер телефону. (Без цього ваше повідомлення викликатиме відчуття анонімності).

Налаштуйте голос. Очевидний факт: наше враження про навколишні об'єкти базуються на підставі інформації, яку ми отримуємо по тих чи інших каналах сприйняття. Причому, як давно встановлено, 80% інформації ми отримуємо зоровим каналом. Інші 20% інформації дають нам слух, нюх, дотик. Але це – у ситуації безпосереднього спілкування віч-на-віч. При розмові по телефону працює лише один канал сприйняття – слух. Але свідомість звикла одержувати й іншу інформацію. І вона її вимагає. Тому коли ми тільки чуємо людину, ми в уяві малюємо її портрет, іноді навіть виникають асоціації з якимись запахами, відчутними відчуттями. Все це зчитується з голосу. Тому – врахуйте:

По дикції співрозмовника можна успішно судити про соціальну приналежність, освіченість, вік. Чітка вимова асоціюється із внутрішньою дисциплінованістю. Неясне – з надмірною м'якістю характеру (до слабкості волі).

Люди з високим голосом сприймаються як більш енергійні, практичні та менш чутливі; з низьким тембром – як чутливіші (навіть чуттєві), схильні до глибоких емоцій.

Середній темп промови – близько 90 слів за хвилину. Швидший темп (аж до 120 слів за хвилину) не підходить для серйозної розмови. Він знижує інформативність мови та кінцеву ефективність розмови. Темп середньо-повільний - 70-75 слів за хвилину. Саме такий чи ще трохи повільніший темп асоціюється з урівноваженістю та впевненістю в собі. Однак дуже повільний темп (не більше 30 слів за хвилину) сприймається негативно – як знак крайньої невпевненості, чи ледь стримуваної люті, чи серйозних проблем зі здоров'ям тощо. Але взагалі – починайте розмову у темпі промови співрозмовника. Ненав'язливо «привести» його до зручного вам темпу ви зможете під час розмови.

Утримувати увагу співрозмовника допомагає правильний мовний ритм. Уникайте монотонності. Не кажіть приблизно рівними за довжиною реченнями. Утримайтеся від надто довгих фраз. Вдалим вважається такий ритм: пропозиція довга – коротка – дуже коротка – трохи довша. Для мовлення довга пропозиція – це 15, максимум 20 слів.

Мова – не просто рух губами та язиком. У виголошенні звуків задіяні ще й легені, діафрагма, горло, голосові зв'язки, ковтка, рот. Тому на вашу мову впливають і ваша поза та міміка. Вимовте ту саму фразу згорбившись – і з розправленими плечима, з похмурим напруженим обличчям – і з легкою посмішкою… Відчуйте різницю! Навіть ваші поза та зовнішній вигляд під час розмови впливають на ваші інтонації та інші параметри мови.

Називайте співрозмовника на ім'я. Робіть це частіше. І називайте людину так, як вона представилася. Якщо співрозмовник назвався на ім'я та по батькові, не звертайтеся до нього тільки на ім'я; якщо співрозмовниця назвалася Тетяною, не кличте її Танею. І, звичайно, не звертайтеся до співрозмовника на «ти».

Говоріть лише у трубку. У жодному разі не використовуйте режим «вільного зв'язку». Це може бути витлумачено як вияв вашого несерйозного ставлення до розмови та неповаги до співрозмовника. (Якщо ви використовуєте такий режим, значить, паралельно зайняті чимось ще й не сприймаєте розмову як справу першочергової важливості).

Робіть нотатки під час розмови. Пишіть коротко (щоб не переривати співрозмовника і не шокувати проханнями на кшталт «повільніше, я записую»). Відразу після розмови розшифруйте запис (поки пам'ятайте, що означають ваші скорочення).

Наприкінці розмови

Підсумуйте – проговоріть отриманий результат у позитивному для вас формулюванні. А якщо результату немає? Результат є завжди. Наприклад, результат, який може здаватися найгіршим – вам повідомили, що ви не підходите. І після такої відповіді ви маєте варіанти отримати хоч щось. Можете поцікавитись, чому ваша кандидатура не підійшла. Через ваші завищені очікування із зарплати? Ви можете сказати приблизно таке: Це стартова сума. А остаточна залежить від конкретного обсягу роботи та інших умов. І її можна обговорити під час співбесіди. Вам, напевно, потрібен час для обмірковування. З вашого дозволу, я подзвоню тоді». Або – вам відмовляють через малий підтверджений досвід (тобто про якусь роботу немає запису в трудовій книжці). Поясніть, що можете підтвердити досвід іншим чином – наприклад, рекомендаційними листами від колишніх колег, керівників, клієнтів тощо. (Знайти рекомендацій простіше, ніж здається). І тоді підсумкова фраза може бути такою: «Отже, щоб ви змогли скласти ясніше уявлення про мою кандидатуру, я можу надати вам такі документи. Я надішлю їх вам тоді. Сподіваюся, ви знайдете трохи часу, щоб ознайомитися з ними».

А якщо причини відмови назвали, але шанс поборотися не дають? Як мінімум – ви отримали досвід, який допоможе вам у наступному місці.

І навіть якщо відмову вам ніяк не пояснили, можна підсумувати розмову так: «Що ж, сподіваюся, ви зможете використати мої здібності на іншій вакансії. Адже ваша компанія розвивається, і нові вакансії ще будуть. З вашого дозволу, я зателефоную вам через якийсь час». Зверніть увагу: навряд чи хтось скаже, що його організація не розвивається, і нових вакансій не передбачається ніколи. А з'являється привід зателефонувати знову, навіть якщо ви не побачите нового оголошення цього роботодавця.

Обов'язково подякуйте співрозмовнику. Завжди знайдеться, за що подякувати: за інформацію, за витрачений на розмову з вами час… Така фінальна нота завжди дає хороше враження.